Comment offrir un PDF en téléchargement sur mon site?

Fichier PDFJe donnais récemment une formation et une question fréquente concernant les documents PDF offerts sur un site web m’a été posée : « Si je n’ai pas le logiciel Acrobat, comment puis-je convertir mes documents Word en fichier PDF? »

Cette question revient très souvent et j’ai donc décidé de vous préparer un article qui présente le format PDF et son utilisation.

Je vous propose aussi quelques outils pour convertir vos documents en PDF. Vous serez ensuite en mesure de les publier sur votre site.

Qu’est-ce qu’un PDF?

Premièrement, l’abréviation PDF veut dire : Portable Document Format. Créé par Adobe, le format PDF est devenu un standard ouvert pour l’échange de documents électroniques. Les fichiers PDF peuvent contenir différents types de contenus (textes,  images,  graphiques, photos, formulaires, vidéos, audio, etc.).

Quels types de documents puis-je convertir en PDF?

Vous pouvez convertir entre autres, des fichiers Word ou Exel, des formulaires, des documents Photoshop ou des pages web. Une fois convertis, ils s’afficheront exactement comme s’ils étaient imprimés.

Avantages du format PDF

  • Il est compatible sur toutes les plateformes même les mobiles.
  • Le lecteur de PDF Adobe Reader est gratuit.
  • Il assure un affichage fidèle au document original.
  • Les caractères ne sont pas transformés en images, les textes du document restent donc indexables.
  • Il peut contenir des liens et des boutons cliquables, des champs de formulaire, des vidéos, de l’audio.
  • Il est possible de le protéger avec un mot de passe afin d’en restreindre la consultation, la copie, la modification ou l’impression.
  • Il permet la compression, le PDF sera donc de plus petite taille que l’original.
  • Il est un des formats les plus populaires pour l’échange de fichier.

Pourquoi convertir vos documents en PDF

  • Pour « immortaliser » une version d’un document ou d’une page Web
  • Pour envoyer un document dans un format, disons presque non modifiable.
  • Pour partager un fichier moins lourd que l’original
  • Pour offrir un document en téléchargement

Vos documents offerts en téléchargement sur votre site Internet

Vous pourriez être tenté de mettre par exemple, vos documents Word sur votre site. Vous avez mis du temps à les rédiger et à les mettre en page. Beaucoup de documents sont propices à être offert en téléchargement sur votre site : dépliants, procès verbaux, communiqués de presse, etc. Pourquoi ne pas s’en servir? L’idée est excellente. Le problème, c’est le format de fichier.

Si vous proposez vos documents en format Word :

  • L’utilisateur qui n’a pas le logiciel Word ou n’a pas la bonne version sur son ordinateur ne pourra pas consulter votre document.
  • La mise en page de votre document risque d’être altérée si par exemple, l’utilisateur n’a pas la police de caractère utilisé dans votre document.
  • L’utilisateur qui possède le logiciel Word pourra quant à lui non seulement le consulter, mais aussi le modifier.

En transformant votre document en PDF, vous vous assurez que sa mise en forme sera respectée et que quiconque pourra y accéder à l’aide du lecteur, Adobe Reader. Étant donné que ce dernier est très populaire, gratuit et souvent installé par défaut sur les postes de travail, vous vous assurez d’une consultation possible avec un plus grand nombre de personnes.

Le créateur de PDF, Adobe Acrobat n’est cependant pas gratuit. Cependant, il existe de nombreux outils pour créer des PDF.

Outils gratuits en ligne

Pour une utilisation simple ou ponctuelle, les applications en ligne sont une bonne alternative aux logiciels. Vous n’aurez pas à attendre le technicien puisque vous n’aurez rien à installer sur votre poste de travail.

Cependant, il peut ne pas être prudent de convertir un document confidentiel en ligne. Il est souvent difficile de savoir si le fichier original est conservé par l’application et pendant combien de temps. Si votre document est destiné à être disponible sur votre site, il n’y a pas peut-être pas de problème à utiliser un service en ligne. Sinon, installez plutôt un logiciel sur votre poste.

Voici deux applications gratuites pour créer vos PDF en ligne. Les deux ont l’avantage de ne pas rendre obligatoire la création d’un compte et n’exigent pas votre adresse de courriel.

PDF Burger

  • convertir un fichier en PDF
  • combiner plusieurs fichiers en un seul fichier PDF
  • convertir une page web en PDF
  • convertir un fichier PDF vers Word
  • convertir un PDF en image

CloudConvert

  • convertir un fichier en PDF et plusieurs autres formats
  • convertir un fichier PDF vers Word
  • permet de choisir un fichier présent sur votre compte Google Drive ou DropBox
  • permet de télécharger le fichier converti sur votre ordinateur, sur votre compte Google Drive ou DropBox

Logiciels gratuits à installer

Pour une utilisation intensive ou pour des documents confidentiels ou très volumineux, il est judicieux d’utiliser un logiciel ou encore une imprimante PDF virtuelle. J’ai fait une petite liste mais il en existe plusieurs autres. Notez que la conversion en format PDF est maintenant intégrée par défaut dans plusieurs logiciels de traitement de texte ou de création, vérifiez avant d’installer un autre outil.

Logiciels

Imprimante virtuelle

Une imprimante virtuelle permet de générer un PDF à partir à partir de n’importe quelle application supportant l’impression. Il suffit tout simplement de choisir le format PDF lors de l’impression du document en question. Les utilisateurs de Mac OS X peuvent créer des fichiers PDF de cette manière sans installer d’application tierce.

Intégrez votre fichier PDF sur votre site

  1. Nommer votre fichier correctement. Pas d’espace, pas de caractères spéciaux. Utilisez des mots-clés qui décrivent votre document.
  2. Vérifiez le poids de votre fichier et compressez-le si vous croyez qu’il est trop lourd.
  3. Une fois intégré, pensez indiquer le nombre de pages et le poids du fichier. Les visiteurs de votre site vous remercieront.

Vous voilà donc prêt à publier vos documents sur votre site Web. Si vous utilisez des outils pour convertir vos documents en PDF, je vous invite à partager vos trouvailles. Votre commentaire pourrait être utile à d’autres lecteurs du blogue.

 

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